一昨日にバージョン4(ベータ版)をリリースしたGoogle Desktop。デスクトップ検索・
サイドバー・豊富なガジェットの3つが大きな特徴だ。私は、長らくバージョン3(正式
版)
を使っているが、ビジネス・プライベート共にメリットは大きく、もう手放せない。


私は、他社のいくつかのデスクトップ検索ツールやサイドバーを試してみたが、下記の
3つの大きな特徴(メリット)から、Google Desktop 4を選択している。

①デスクトップ検索(特に、メール検索)

文字通り、PC内のファイルを検索する機能だが、「検索」のGoogleだけあって、検索精
度と検索速度は素晴らしいものがある。特に、ビジネス上において、特定の メールを
探すときに、Google Desktop 4無しの時代には、もう戻れないし戻りたくもない。
(Outlook標準の検索機能は、遅い・使いづらい・検索精度が低いの三重苦で論外)

例えば、次のような状況時に、Google Desktop 4のメール検索は威力を発揮する。

例1:一年前に作成し部長へ送った事業計画書が添付されているメールを探したい
例2:半年前にある代理店に送った概算価格を含んだメールを探したい
例3:3ヶ月前に辞めた先輩が担当していた代理店のキーマンからのメールを探したい

私は、メールに関して、代理店ごとや製品ごとにフォルダを作成し、管理している。
しかしながら、自分にあまり関わりが無い製品や、あまりに古いメールまでは、面倒な
のでそこまできっちりとは管理していない。であるので、Google Desktop 4をインスト
ールするまでは、あまり管理していない分野のメールを探すのに、多大な労力を費や
していた。何しろ、管理していない分野のメールなので、送られた時期や内容につい
ても記憶が怪しく、5分間探したあげく諦めた時もあったくらいだ。
だが。Google Desktop 4を使い始めてから、特定のメールを探すことに四苦八苦する
ことは無くなった。しかも、Google Desktop 4の使い方は、GoogleのWeb検索と同じ
なので、使い方を覚える労力すらほぼ0に等しいことも大きなメリットだろう。

などと、上記のように、個人ユーザーにとって大きなメリットがあるGoogle Desktop 4
だが、実は企業にとってもメリットが大きい。
例えば、私に関して言えば、毎日5分くらいはメールを探す時間に費やしていたかもし
れない。これは、年間(出勤240日と仮定)に直すと、実に20時間にも達する。
私一人当たりの時間単価は8000円なので、年間160,000円もの無駄なコストが発生
していたことになる訳だ。そこで、Google Desktop 4を使うことにより、メールを探す
時間を5分から1分に短縮できたとすると、単純計算で年間128,000円のコスト削減
に繋がることになる。これが、100人の会社ならば、年間1280万のコスト削減だ。
もちろん、これは理論値に過ぎないが、社員一人一人の作業効率が何%かの向上が
見込めることは想像に難くない。しかも、導入のための教育コストは、「ググる」
ことに慣れたユーザーに対しては、ほぼ0で済むだろう。
(Google Desktop 4とは別に、社内イントラネット検索用のGoogleアプライアンスという
ものがあるのだが、会社で購入してくれないだろうか……)



次に、残りの2つの特徴である「サイドバー」と「豊富なガジェット」についてだが、
長くなったので次回持ち越しで。